Az elektronikus levéltár elképzelés célja, hogy lehetőséget biztosítson nagy mennyiségű elektronikus iratanyag pontos, naprakész nyilvántartására, feldolgozására, közzétételére és tartós megőrzésére. A terv megvalósulásával mind az iratokat létrehozó, a közfeladatot ellátó szervek, mind a kutatók online hozzáférnek majd az őket érdeklő dokumentumokhoz.
Az információs és kommunikációs technológiák elterjedésével átalakult a levéltárak társadalmi szerepe is. A levéltárak hagyományos szerepükben biztosították a több száz éves iratok hiteles fennmaradását és a hozzájuk kapcsolódó elévülhetetlen jogokat. A XXI. században már garantálják a kormányzat döntéseinek átláthatóságát is, így a levéltárak a demokrácia fontos intézményeivé váltak.
Jelenleg is több európai országban zajlanak levéltári digitalizálások; e törekvésekhez csatlakozott Magyarország. Kenyeres István, Budapest Főváros Levéltárának főigazgató-helyettese szerint a magyarországi megoldás az Európában legelterjedtebb szoftvermegoldások adaptálását tűzte ki célul. Magyarország olyan európai országok megoldásait veszi át, mint például az Egyesült Királyság, Németország, Hollandia, Svájc és Ausztria.
Az elektronikus levéltár megvalósítására életre hívott konzorciumot 2008-ban alapították, és a digitalizálását 2013-ban fejezik be 2,9 milliárd forint ráfordítással, ami teljes egészében uniós támogatás. A hosszas beszerzési eljárás számos buktatót rejtegetett, ami a megvalósulás elhúzódásához vezetett. A munkálatok idén októberben fontos mérföldkőhöz érkeztek: a generálszállítói eljárás harmadik nekifutásra révbe ért, a konzorcium a T-Systems Magyarország Zrt-vel (az IQSYS Zrt. jogutódjával) kötött szerződést. A szerződés aláírásával Magyarországon is megkezdődhet az Elektronikus levéltár gyakorlati megvalósítása.
A T-Systems Magyarország mint a magyar informatikai piac vezető rendszerintegrátora a projekt megvalósítása során saját tudásmenedzsmentismereteit kiegészítette a levéltári szakmában jártas alvállalkozók tudásával (Poliphon, e-Corvina), és egy egységes keretbe foglalva használta fel azt az infrastruktúra, az alkalmazás és a funkcionalitás szintjén, illeszkedve a konzorciumi tagok saját rendszereihez. Mindemellett a T-Systems Magyarország által szállított hardver-megoldás a legnagyobb biztonságú katasztrófatűrő rendszer; a levéltári rendszer fokozott védelmét a legkorszerűbb megoldások garantálják, így nem tűnhet el egyetlen dokumentum sem.
Már mindkét levéltárban elkészült a korszerű gépterem, üzembe állt több szerver és háttértár, valamint jelentős mennyiségű anyagot dolgoztak fel a levéltári szakemberek a világszínvonalú mikrofilm- és könyvszkennerek segítségével. Az Elektronikus levéltár sikeres megvalósulása hosszú távon szolgálja a fenntartható, hatékony és gyors elektronikus levéltári szolgáltatásokat.