(X) Az irodaválasztás alapjaiban határozhatja meg egy vállalkozás sikerességét. Ha saját helyiséget bérlünk, érdemes az alábbi szempontokat megfontolni, hogy az iroda ne legyen se több, se kevesebb, mint a vállalkozásunknak helyet adó környezet. A leginkább akkor jár jól, ha profit, megfelelő rutinnal és szakértelemmel rendelkező irodaszolgáltatót választ. (A cikket a Regus (IWG Group) támogatta, Magyarország legnagyobb serviced-office szolgáltatója, 15, budapesti irodaházzal.)
1. Ne fizessen az időért! Az idő pénz, ahogy a mondás tartja, fizetni érte pedig dupla ráfordítás. Amíg dolgozik, értelemszerűen pénzt kell adnia a munkavégzés helyéért, de miért ketyegjen az óra akkor, amikor már a jól megérdemelt pihenését tölti? Vagy miért bérelne irodát egy hónapra, ha csak 5 napot használja? Ma már a nagyobb irodaszolgáltatók felismerték ezeket az igényeket, és tudják, hogy a kevesebb néha több, azaz a bérlő nagyobb valószínűséggel veszi újra igénybe a szolgáltatást, ha az rugalmasan illeszkedik az igényeihez.
2. Úgy válasszon, hogy csak a munkára kelljen koncentrálnia! Törekedni kell rá, hogy energiájának minél nagyobb részét tudja a munkára fordítani, ehhez nagy segítség lehet, ha olyan irodaszolgáltatót bíz meg, aki átvállalja ön helyett az üzemeltetéssel kapcsolatos járulékos teendőket. Válasszon olyan szolgáltatót, aki ön helyett intézi az internetet, a portaszolgálatot, kezeli a postát, de még ügyfélszolgálatot is biztosít.
3. A belső nem minden… A tágas terek vagy az egymásba érő tárgyalók valóban impozáns látványt nyújtanak, de vannak olyan vállalkozások, amelyeknek nincs szüksége a „pompára”, egyszerűen kellemes környezetet és sikeres üzleteket akar. Optimalizálhatja a munkavégzés helyét, ha csak annyi tárgyalót vagy irodahelyiséget üzemeltet, amennyire szüksége van.
4. Nem érdemes több évre irodát bérelni A vállalkozásnak és bérlőnek is jót tesz, ha nem frusztrálja magát azzal, hogy akár több évig nem mozdulhat aktuális helyéről. Olyan szolgáltatót keressen, aki megadja a lehetőséget, hogy akár évente újragondolja, jól érzi-e magát, eredményes-e az üzlet ott, ahol van. Nem beszélve arról, hogy mindig lennie kell egy menekülő-útvonalnak, B-tervnek, ha például valamilyen oknál fogva a vállalkozás „döcögősebb”, ez lehet például az, hogy
5. A dizájn ne legyen a kényelem előtt! Gyakori hiba, hogy egy iroda látványa felülírja a funkcionalitást, azaz a környezet „belehal” szépségbe. Az üzletkötéseknél lehet, hogy jó benyomást keltünk elsőre, de ha az ügyfél kényelmetlenül fészkelődik a székében, lehet, hogy nem olyan elégedetten távozik, ahogyan megérkezett. Praktikus, a funkciónak tökéletes megfelelő berendezési tárgyakban gondolkozzon, lehetőleg állítható magasságú székeket és asztalokat válasszon, a fényerőt állítsa be optimálisra, nem minden a dizájn!
6. Jó időben, jó helyen Ügyfele hálás lesz, ha nem kell „fél világot” átutaznia, hogy tárgyalhasson önnel. Ha saját irodában gondolkozik, de már az összes fontosabb üzleti központban elkeltek a helyek, béreljen irodát a közlekedési csomópontok, vasúti- vagy busz-pályaudvarok vagy éppen egy töltőállomások közelében. Ha többségében vannak a nemzetközi üzletek, sokat segíthet ügyfelének, ha a repülőterek vonzáskörzetében fogadja őket. Bár ezek a helyszínek általában nem a város legszebb pontját képezik, azzal, hogy időt spórol az ügyfelének, már sokat segít, hisz’ ahogy korábban írtuk, az idő pénz…(x)