A vállalatoknak, intézményeknek, szervezeteknek képesnek kell lenniük e fenyegetések felismerésére, valamint a papír alapú és digitális dokumentumok jogosulatlan terjesztésének megakadályozására. A Lexmark cégtől kapott információk alapján munkatársunk összefoglalta azt az öt lépést, amellyel elkerülhető az információk szándékos vagy véletlenszerű kiszivárgása:
1. Titkosítás. A nyomtatókban és a multifunkciós eszközökben (MFP-kben) lévő merevlemezek tartalma titkosítható. Ez biztosítja, hogy a nyomtatóra vagy MFP-re küldött – és azon tárolt – adatok illetéktelenek által ne legyenek olvashatók.
2. Hitelesítés. A használók PIN-kóddal vagy alkalmazotti kártyával azonosítás révén csak a jogosult személy gyűjtheti be a dokumentumokat. Ez az intézkedés kiegészíthető biztonsági sablonokkal és/vagy automatikus email-cím beillesztéssel a munkafolyamatnál és a szkennelésnél.
3. A bizalmas információ útjának felügyelete. Telepítsünk olyan eszközt, amely felügyeli és ellenőrzi az eszközökből kijutó információkat, hogy megakadályozza a bizalmas adatok jogosulatlan kiszivárgását. A biztonsági tartalomfelügyelő eszköz szolgáltatja a szervezetnek mindazt az információt, amely a kiszivárgási helyek azonosításához és az erős védelem kialakításához szükséges.
4. Hálózati eszközök védelme. A vállalati hálózathoz csatlakozó, nem védett nyomtató vagy MFP olyan sebezhetőségi pont, amelyet külső hackerek és belső ellenségek egyaránt kihasználhatnak. Hasznos lehet tehát ezeknek az eszközöknek a „megerősítése” olyan technikákkal, mint a portok és a TCP (átviteli vezérlő protokoll/internet protokoll)-kapcsolat szűrése ellenállóvá teszi őket a hálózatot érő támadásokkal szemben.
5. Iratmegsemmisítő. Mihelyt a bizalmas információkat kinyomtatják, azok kijutnak a digitális védelem köréből. Egy jó minőségű iratmegsemmisítővel megakadályozható, hogy a felesleges nyomtatványok, iratok illetéktelen kezekbe jussanak.
