A számlák, szállítólevelek pontos és határidős feldolgozása minden kereskedelmi vállalkozásnál meghatározó, de
monoton és nagy odafigyelést kívánó munka, ezért minden szempontból érdemes automatizálni. A jászberényi CO-
OP Star-nál a beérkező számlákat és szállítóleveleket 3-5 ember dolgozta fel folyamatosan az ügyviteli rendszer
számára, hagyományos, kézi adatbevitellel. Hardver- és szoftverfejlesztéssel ez a folyamat automatizálható. Egy intelligens szoftverrel az adatok kinyerhetők és közvetlenül beolvashatók, mi több, az összetartozó számlákat és szállítóleveleket is önműködően lehet egybevetni. Ezzel nemcsak a folyamat gyorsul, de a hibák száma is lényegesen csökken, miközben a feldolgozásra fordított költség sokkal alacsonyabb, mintha kézzel végeznék ugyanezt.
A már üzemszerűen működő megoldás szkennerből, a Dokumenta ABBYY FlexiCapture 9.0 Standalone szoftveréből és egy FlexiCapture rendszerből áll – ismerteti a használatos eszközöket Lovász Attila, a Dokumenta cég termékeinek magyarországi forgalmazója, a Laurel cégcsoportba tartozó ProgAdat Kft. kereskedelmi és logisztikai megoldások üzletágának vezetője. A rendszer mára képes kezelni és értelmezni a CO-OP Star beszállítói körében használatos valamennyi számlát és szállítólevelet, beleértve a kézzel írott példányokat is. A kinyert adatokat (dátumok, rész- és végösszegek stb.) a fogadószoftver számára optimalizált xml-formátumban továbbítja az ügyviteli rendszernek, ami egyúttal tárolja a számla pdf-formátumú, szkennelt képét is.
Az adminisztrációt alapvetően forradalmasító megoldás nagy lépés a CO-OP Star-nál a teljesen elektronikus adminisztráció felé. Bár jelenleg a cég partnereinek többsége még papíron juttatja el bizonylatait a jászberényi cégnek, a későbbiekben a teljes számla- és szállítólevél-forgalom elektronikus úton történhet, ami a környezetet is kíméli.