Az új szabályozások közé tartozik a Basel III, az EMIR, a MIFID 2, aFATCA, az AML, a CFT, valamint a SEPA, és a bankok és tőkepiacok továbbiakra számítanak. Egy amerikai kongresszusi meghallgatáson nemrégiben részt vett banki tisztségviselő becslése szerint a bankszektori szabályozásoknak megfelelés évente 37 milliárd euróba kerül az ágazatnak világszerte.
Az új előírások teljesítéséhez a bankoknak elképesztő mennyiségű elektronikus adatot és papír dokumentumot kell szigorúan kezelniük, ami nagy nehézséget okoz a pénzintézeteknek. A bankok egy része a szabályozásra, mint egy bonyolult, végtelenül mély gödörre tekint. Mivel ilyen sok jogi és szabályozási követelménynek kell megfelelni, a banki informatikai vezetők jó része elkötelezett a kézzel végzett feladatok automatizálása iránt. Az egyik terület a nagy adatmennyiségek kezelése (a Big Data), amely sürgős automatizálást követel. Ha a bankok megtalálnák a módját a nagy mennyiségű, strukturálatlan adat (egyes becslések szerint a bankoknál lévő összes adat 85 százaléka strukturálatlan) és papír alapú dokumentum, az elkülönült adattárak, eljárások és a papír alapú munkafolyamatok kezelésének, hatalmas lépés lenne a jó irányba.
Egyes vezető megoldások a modernizáció útját az alapvető alkalmazások cseréjében látják. Ezek hosszú – és gyakran rombolással járó – programok, nem mindig gazdaságosak vagy megvalósíthatók, és kockázatok, csúszások és költség-túllépések jellemzik őket. Ezért gyakran kétkedéssel tekintenek rájuk, főleg, ha szűkösek a pénzforrások, s mert a technológiák olyan gyorsan fejlődnek. A problémát az okozza, hogy a pénzügyi szolgáltatásokat nyújtó szervezeteknek szakosított eszközökre és partnerekre van szükségük, amelyek képesek a meglévő infrastruktúra élettartamát meghosszabbító megoldásokat nyújtani.
Az ideális megoldás megvédi a meglévő alkalmazásokba és technológiákba fektetett pénzeket. Szakértők összegyűjtöttek néhány módszert, amelyet a bankok alkalmaznak a kihívásokra adott válaszként:
- Fejlett eszközök, amelyek kivonják az adatokat a papír alapú dokumentumokból a költségek csökkentése, a folyamatok gyorsítása és hatékonyabbá tétele, valamint a hibák elkerülése céljából
- Többcsatornás adatbevitel a szolgáltatás helyszínén, miáltal a banki alkalmazottak rögzíthetik a többféle eszközből és alkalmazásból bejövő információkat
- Képesség a rögzített tartalmak bevitelére közvetlenül a back-office rendszerekbe – CRM- és alapvető banki alkalmazásokba – minimális manuális beavatkozással. Ez csökkenti az offshore adatbevitel iránti igényt és a hibákat, továbbá felgyorsítja az adatok üzleti célú feldolgozását
- Automatizált eljárások és integrált eszközök az információk rögzítéséhez, elosztásához, hitelesítéséhez és a jelentések készítéséhez.
- Beágyazott ellenőrző listák bevezetése a munkafolyamat-megoldásokban a dokumentálási kötelezettségek integritása végett. Ez megakadályozza a befejezetlen dokumentumok feldolgozását, és hozzákapcsolható az „Ismerd meg az ügyfeledet!” pénzmosás ellenes eljáráshoz, mivel a rendszer leállítja az eljárást, ha a dokumentáció nem megfelelő.
- Képesség a keresésre a szervezet különálló adattárolóiban (bankszámla, kölcsönszámla, jelzáloghitel, biztosítás, bankkártyák) az ügyfél teljes megismerése végett.
- Felügyelet megszervezése a multifunkciós nyomtatók (MFP-k) és a munkafolyamat-megoldások felett, melynek révén a jogosulatlanok nem tekinthetik meg, nem nyomtathatják ki és nem másolhatják a személyes információkat.
- Időbélyegzés és változat-felügyelet annak nyomon követésére, hogy ki, mikor, milyen információhoz fért hozzá, ami tovább növeli az adatbiztonságot.
- Az érzékeny információk e-mailben történő cseréjének figyelése – bennfentes kereskedés, árfolyam-befolyásolás, nem megfelelő tartalom, zaklatás és megfélemlítés felderítésére.
- Adatérvényesítő programok, amelyek összehasonlítják a dokumentumok adatait a bank meglévő információforrásaival a pontosság végett.
A szabályozásoknak megfelelés kulcsfontosságú részét képező adatfeldolgozási kérdések megoldása a témával kapcsolatos szakértelmet, valamint a folyamatok és kihívások alapos ismeretét kívánja. A témában jártasságnak párosulnia kell a kulcstechnológiák és a jövő kihívásainak megfelelő megoldások kifejlesztéséhez szükséges összes építőelem birtoklásával.
A fenti lista széles körű áttekintést ad arra, hogy a bankoknak milyen elemeket kellene figyelembe venniük, amikor a szabályozás szóba kerül. A Basel III igényeket támaszt a tőkemegfelelés, a megnövelt likviditás és a nagyobb átláthatóság vonatkozásában. A megoldás része itt az átláthatóság biztosítása valós idejű adatbevitel, elemzés és egykattintásos hozzáférés révén. Továbbá: a tőkemegfelelés elérhető a működési hatékonyság növelésével és a költségek (papír, festék, adatátvitel, manuális adatbevitel, tárolás, hozzáférés) csökkentésével, ezáltal pedig nő a likviditás.
A folyamat automatizálásával párhuzamosan bevezethető a biztonságos tartalomfigyelés –párosítva az olyan eszközökkel, mint a Print Release annak nyomon követésére, hogy ki és milyen információt nyomtat/másol. A keresés pedig segíthet az e-mailek figyelésében, megakadályozva az érzékeny információk és nem megfelelő tartalmak kijutását, a bennfentes kereskedést, valamint az árfolyam-manipulációt.