Beköszöntött a teljesen digitális irodák kora

Cégmérettől, adminisztrációs előírásoktól függően a vállalkozások évente akár milliókat is megtakaríthatnak, ha az irodai folyamataikat a nyomtatottról a digitális dokumentumkezelésre helyezik változtatják.

A teljes körű váltás, azaz a papír nélküli adminisztráció akkor valósul meg, ha a céges irat- és tartalomkezelés, valamint az üzleti jellegű eljárások végig automatizáltak, és kizárólag digitális platformon zajlanak. A nyomtatógyártók ma már egyre inkább azon dolgoznak, hogy ezt a technológiai előrelépést támogatva, olyan berendezéseket állítsanak elő, amelyekkel látványosan csökkenthető a papír felhasználása. A digitális átalakítás jegyében vezeti be az idén a Xerox a 29 új ConnectKey® kompatibilis berendezését, benne nyomtatókkal és multifunkciós eszközökkel. Az idén 111 esztendős amerikai világvállalat megoldásaival könnyen digitalizálhatóak, rendszerezhetőek a vállalati dokumentumok, hogy az irodák megszabadulhassanak a hatalmas papírkupacoktól.

Minden új berendezésen megtalálható majd a „Scan To The Cloud” funkció, amellyel a használók egyszerűen, gyorsan, közvetlenül a nyomtatóról olvashatják be a dokumentumaikat az online fájltároló felhő-rendszerekbe (pl. DropBox, Microsoft OneDrive, Google Drive). Ennek köszönhetően pedig máris minden eddiginél hatékonyabbá válhat a munkatársak együttműködése, a feladatok megoldása.

A Xerox mobil kapcsolatot is kínál a ConnectKey® kompatibilis eszközeihez. A munkatársak a Mobil Link applikációval, távoli eléréssel az okostelefonjukról, táblaszámítógépükről kezdeményezhetnek szkenneléseket akár hagyományos célállomások (email, mappa, FTP-szerver, faxolás), akár felhő alapú tárolók (például Microsoft O365, Microsoft OneDrive, Dropbox, GCloud, Evernote) célhelyekre.

Hasonlóképpen hasznos az új ConnectKey® multifunkciós nyomtatókon a kereshető PDF-fájlokba beolvasás lehetősége. Ennek révén a szöveges metadatok megadásával a már szkennelt dokumentumok bármikor könnyen megtalálhatók a gépen tárolt és elmentett anyagok közt. Továbbá, kiegészítő szoftverrel szerkeszthető fájlként szkennelhetők a dokumentumok. Az ezzel a szoftverrel felszerelt, multifunkciós nyomtatók képesek arra, hogy a beolvasott dokumentumokat szerkeszthető Microsoft Word formátumúvá alakítsák, azaz digitális másolatot készítsenek az addig csak nyomtatott változatban létező anyagból – tudta meg tudósítónk Pap Kornéltól, a Xerox Magyarország rendszermérnökétől.